Digitale Visitenkarten im Unternehmen einführen: Anleitung und Checkliste
Vom gemeinsamen Firmendesign bis zur fertigen Karte auf dem Smartphone: So statten Sie Ihr Team mit digitalen Visitenkarten aus – mit Checkliste und CSV-Vorlage.
Mit digitalen Visitenkarten teilt Ihr Team seine Kontaktdaten per QR-Code: beim Kundentermin, auf einer Messe oder beim ersten Kennenlernen. Ihre Mitarbeitenden zeigen die Karte auf dem Smartphone, ihr Gegenüber scannt den Code und kann den Kontakt speichern. Name, E-Mail und Durchwahl müssen nicht mehr abgetippt werden.
Für die Einführung legen Sie ein gemeinsames Design fest, ergänzen die persönlichen Angaben und verteilen die fertigen Karten an Ihr Team. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen den Ablauf mit DigiVisitenkarte – einschließlich einer Vorlage für Ihre Mitarbeiterliste und einer Checkliste zum Kopieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Firmenauftritt für das ganze Team: Logo, Farben und gemeinsame Angaben legen Sie einmal fest. Jede Person erhält eine Karte mit ihren eigenen Kontaktdaten.
- Mitarbeiterdaten aus einer Liste übernehmen: Sie können mehrere Karten aus einer CSV- oder Excel-Datei erstellen, statt jede Karte einzeln auszufüllen.
- Gemeinsam aktuell halten: Änderbare Karten lassen sich auch nach der Einführung zentral pflegen.
So funktioniert DigiVisitenkarte für Unternehmen
DigiVisitenkarte erstellt digitale Visitenkarten für Apple Wallet auf dem iPhone und Google Wallet auf Android. Ihre Mitarbeitenden haben ihre Karte damit auf dem Smartphone dabei. Die Karten werden einmalig bezahlt; ein Kartenabonnement ist nicht nötig.
Sie können die Einrichtung selbst übernehmen oder sie abgeben: DigiVisitenkarte richtet die Karten für Ihr Team kostenlos ein. Die Karten selbst sind kostenpflichtig. Wenn Sie diesen Service nutzen möchten, können Sie die Einrichtung für Ihr Unternehmen anfragen.
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie Ihre Teamkarten selbst einrichten.
1. Kartenvariante wählen und die Pflege festlegen
Entscheiden Sie zuerst, ob Sie Daten und Design später noch anpassen möchten. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Mitarbeitende die Position wechseln, neue Durchwahlen bekommen oder sich Ihr Firmenlogo ändert.
| Variante | Was das für Ihr Unternehmen bedeutet |
|---|---|
| Statische Karte | Daten und Design bleiben nach dem Kauf unverändert. Für spätere Änderungen brauchen Sie eine neue Karte. |
| Änderbare Karte | Daten und Design lassen sich nach dem Kauf bearbeiten. Aktive Karten, die mit ihrer gemeinsamen Vorlage verknüpft bleiben, können Sie auch zentral aktualisieren. |
Für ein Team, dessen Karten Sie dauerhaft zentral pflegen möchten, wählen Sie änderbare Karten. Bestimmen Sie außerdem, wer neue Mitarbeitende ergänzt und Änderungen einpflegt. Diese Person nutzt für die Verwaltung ein DigiVisitenkarte-Konto. Die Mitarbeitenden brauchen kein eigenes DigiVisitenkarte-Konto, um ihre fertige Karte im Wallet zu nutzen.
Die Kosten für Ihr Team
Ein fiktives Unternehmen stattet 25 Mitarbeitende mit änderbaren Karten aus. Bei einem Stückpreis von 15,99 € ergeben sich einmalig 399,75 € inklusive MwSt. Preisstand: 01.10.2026. Im Teamrechner sehen Sie den aktuellen Preis für Ihre Kartenanzahl und Variante.
Wenn Ihr Team Android-Arbeitsprofile nutzt
Auf Android-Geräten mit Arbeitsprofil nutzen Ihre Mitarbeitenden Google Wallet im privaten Profil. Dafür benötigen sie ein Google-Konto. Google erklärt diese Voraussetzung in den Hinweisen zur Wallet-App. Wenn Ihre Firmenrichtlinien die Nutzung im privaten Profil ausschließen, ist dieser Wallet-Weg für die betroffenen Geräte nicht geeignet.
2. Die Mitarbeiterdaten in einer Liste zusammenstellen
Für den Dateiimport verwenden Sie eine Zeile pro Person. Vorname, Nachname, Position, E-Mail und Telefonnummer stehen jeweils in einer eigenen Spalte. Eine vorhandene Mitarbeiterliste können Sie dafür weiterverwenden und auf die Angaben beschränken, die Ihre Geschäftskontakte erhalten sollen.
| Persönliche Angabe | Beispiel für den Inhalt |
|---|---|
| Vorname | Lena |
| Nachname | Beispiel |
| Position | Außendienst Nord |
| Geschäftliche Adresse der jeweiligen Person | |
| Telefon | Vollständige geschäftliche Rufnummer mit Durchwahl |
Die E-Mail-Adresse auf der Karte ist auch das Ziel für den späteren Kartenversand. Tragen Sie deshalb die Adresse der jeweiligen Person ein. Gemeinsame Angaben wie Firmenname und Website hinterlegen Sie anschließend in der Vorlage; Sie müssen sie nicht in jeder Zeile wiederholen.
Als Ausgangspunkt können Sie unsere CSV-Vorlage für Mitarbeiterkarten herunterladen. Sie enthält drei fiktive Personen und Beispieladressen. Ersetzen Sie diese Daten durch Ihre eigenen und ergänzen Sie die Telefonnummern in der noch leeren Spalte. Alternativ können Sie eine eigene Excel-Datei im XLSX-Format verwenden.
Wenn Sie nur wenige Karten erstellen, lassen sich die Angaben auch direkt eingeben. Eine Datei ist dafür nicht erforderlich.
3. Eine gemeinsame Vorlage für Ihre Firmenkarten erstellen
In Ihrem DigiVisitenkarte-Konto erstellen Sie eine Kartengruppe. Sie ist die gemeinsame Vorlage für Ihre Karten und der Ort, an dem Sie die damit verknüpften Karten verwalten. Für den Austausch von Kontaktdaten wählen Sie beim Anlegen eine Kontaktkarte.
Hinterlegen Sie Firmenlogo, Farben, Unternehmensname, Website und gegebenenfalls die gemeinsame Geschäftsadresse. Persönliche Felder wie Name und Durchwahl lassen Sie für die einzelnen Mitarbeitenden offen.
Sie können festlegen, welche Firmenangaben verbindlich sind. Im Beispiel mit 25 Mitarbeitenden könnte die Vorlage so aussehen:
| Angabe | Einstellung | Nutzen |
|---|---|---|
| Firmenname und Logo | Als gemeinsame Werte hinterlegen und sperren | Alle verknüpften Karten zeigen denselben Firmenauftritt. |
| Name, Position, E-Mail und Durchwahl | Für die einzelnen Karten offenlassen | Jede Person erhält ihre eigenen Kontaktdaten. |
| Geschäftsadresse | Als ungesperrten Standard hinterlegen | Der Hauptstandort ist vorbelegt; für andere Niederlassungen lässt sich eine eigene Adresse eintragen. |
Ein gesperrter Gruppenwert gilt verbindlich. Bei einem ungesperrten Standard hat dagegen die eigene Angabe auf der einzelnen Karte Vorrang. Eine individuell eingetragene Niederlassungsadresse bleibt also erhalten, wenn Sie später die Standardadresse der Gruppe ändern. Weitere Beispiele finden Sie in der Hilfe zu Standardwerten und gesperrten Feldern.
4. Mitarbeiterkarten erstellen, kaufen und versenden
Öffnen Sie in Ihrer Kartengruppe die Bulk-Erstellung, um mehrere Karten aus Ihrer Mitarbeiterliste anzulegen. Laden Sie die CSV- oder XLSX-Datei hoch und ordnen Sie die Spalten den passenden Kartenfeldern zu. Unter Karten prüfen können Sie die importierten Angaben vor dem Kauf korrigieren.
Prüfen Sie dabei besonders Namen, E-Mail-Adressen und Durchwahlen. Sehen Sie sich auch die Kartenvorschau an, damit Logo und Farben zu Ihrem Firmenauftritt passen. So korrigieren Sie Ihre eigenen Angaben, bevor daraus die fertigen Karten entstehen.
Wählen Sie Als bearbeitbare Karten erstellen, wenn Sie die Karten später gemeinsam pflegen möchten. Anschließend legen Sie die Karten in den Warenkorb und schließen den Kauf ab. Nach der Zahlung werden die Wallet-Karten erstellt.
Sobald die änderbaren Karten aktiv und fertig sind, starten Sie in der Gruppe den Versand über Karten an Inhaber senden. Die Karten gehen an die jeweils hinterlegte E-Mail-Adresse. Ihre Mitarbeitenden öffnen den Link und speichern ihre Karte in Apple Wallet oder Google Wallet.
Falls Sie statische Karten gewählt haben, versenden Sie diese über die Bestellseite oder die jeweilige Kartendetailseite im Konto. Statische Karten sind nach dem Kauf unabhängig von der Gruppe.
Die Anleitung zu Kartengruppen und Mitarbeiterkarten zeigt Ihnen die einzelnen Bedienhandlungen für Import, Kauf und Versand.
Eine kurze Nachricht für Ihr Team
Zusätzlich zur Karten-E-Mail können Sie Ihren Mitarbeitenden erklären, wie sie die Karte im Alltag nutzen. Dafür lässt sich dieser Text übernehmen:
Ihre neue digitale Visitenkarte erhalten Sie per E-Mail. Öffnen Sie den Link auf Ihrem Smartphone und fügen Sie die Karte zu Apple Wallet oder Google Wallet hinzu. Zum Teilen Ihrer Kontaktdaten öffnen Sie die Karte und zeigen den QR-Code. Ihr Gesprächspartner scannt ihn mit einer geeigneten Kamera- oder QR-Scanner-App und kann Ihren Kontakt speichern.
Beim direkten Kontakt-QR-Code stehen die Kontaktdaten im Code selbst. Ist die Karte im Wallet gespeichert, kann Ihr Team den Kontakt auch ohne Internet teilen. Zum Erstellen, Hinzufügen und Aktualisieren der Wallet-Karte ist eine Verbindung nötig; ebenso zum Öffnen verlinkter Websites.
Für Mitarbeitende, die ihr Wallet zum ersten Mal dafür nutzen, erklären die Anleitungen für iPhone und Android, wie sie ihre Karte speichern und öffnen.
5. Änderungen an einer Stelle pflegen
Bei einer neuen Position oder Durchwahl bearbeiten Sie die änderbare Karte der betreffenden Person. Gemeinsame Angaben ändern Sie in der Kartengruppe. Haben Sie etwa das Firmenlogo als verbindlichen Gruppenwert gesperrt, tauschen Sie es dort einmal aus. Die aktiven, verknüpften änderbaren Karten übernehmen dann das neue Logo.
Änderungen werden auch an die bereits gespeicherten Wallet-Karten weitergegeben. Sie erscheinen dort nicht immer sofort; automatische Updates können etwa in Apple Wallet deaktiviert sein. Diese Einstellung beschreibt Apple in den Hinweisen zur Kartenverwaltung. Ein Kontakt, den ein Kunde bereits in seinem Adressbuch gespeichert hat, wird dadurch nicht nachträglich geändert.
Für weitere Mitarbeitende verwenden Sie Ihre vorhandene Kartengruppe und ergänzen deren persönliche Angaben. So müssen Sie den Firmenauftritt nicht jedes Mal neu gestalten.
Checkliste: Digitale Visitenkarten im Unternehmen einführen
Diese Liste können Sie für Ihre Einführung kopieren:
- Kartenvariante und Anzahl auswählen; Kosten im Teamrechner ansehen.
- Eine Person für die Einrichtung und spätere Pflege festlegen.
- Persönliche Kontaktdaten für die Karten zusammenstellen.
- Logo, Farben und gemeinsame Firmenangaben in einer Kartengruppe hinterlegen.
- Verbindliche Firmenangaben sperren, persönliche Angaben offenlassen.
- Mitarbeiterdaten importieren oder direkt eingeben; eigene Angaben und Vorschau vor dem Kauf prüfen.
- Karten kaufen und nach der Erstellung per E-Mail verteilen.
Möchten Sie die Einrichtung abgeben? DigiVisitenkarte übernimmt sie kostenlos für Ihr Team. Sie bezahlen die Karten; für die Einrichtung fallen keine zusätzlichen Kosten an. Fragen Sie die kostenlose Einrichtung für Ihr Unternehmen an.
Häufige Fragen zur Einführung
Braucht jeder Mitarbeiter ein eigenes DigiVisitenkarte-Konto?
Nein. Für die zentrale Verwaltung nutzt die verantwortliche Person ein DigiVisitenkarte-Konto. Die Mitarbeitenden erhalten ihre fertige Karte per E-Mail und speichern sie in Apple Wallet oder Google Wallet. Für Google Wallet benötigen sie ein Google-Konto.
Können wir neue Mitarbeiter später ergänzen?
Ja. Sie erstellen und kaufen zusätzliche Karten aus Ihrer vorhandenen Kartengruppe. Firmenangaben und Design sind dort bereits hinterlegt; Sie ergänzen die persönlichen Daten der neuen Mitarbeitenden. Für die weitere zentrale Pflege wählen Sie auch hier änderbare Karten.
Können Mitarbeiter ihre Kontaktdaten selbst ändern?
Ja, wenn Sie die Bearbeitung per E-Mail erlauben. Mitarbeitende mit einer aktiven änderbaren Kontaktkarte können dann über die E-Mail-Adresse ihrer Karte einen zeitlich begrenzten Bearbeitungslink anfordern. Ein DigiVisitenkarte-Konto brauchen sie dafür nicht. Gesperrte Firmenangaben bleiben verbindlich.
Die Anleitung zum Bearbeiten einer änderbaren Karte erklärt, wie Mitarbeitende den Link anfordern und ihre Angaben ändern.
Was kostet die Einrichtung für unser Unternehmen?
DigiVisitenkarte übernimmt die Einrichtung für Ihr Team kostenlos. Die Karten selbst sind kostenpflichtig und werden einmalig bezahlt. Der Gesamtpreis richtet sich nach Kartenanzahl und Variante; im Teamrechner sehen Sie die aktuellen Preise.