Digitale Visitenkarten und Datenschutz: Kontaktdaten gezielt teilen

Mit einer digitalen Visitenkarte geben Sie Ihren Geschäftskontakten genau die Angaben mit, unter denen Sie erreichbar sein möchten. Für Unternehmen heißt das: Mitarbeitende teilen ihre beruflichen Kontaktdaten im gemeinsamen Firmendesign. Private Telefonnummern oder Adressen können außen vor bleiben.

DigiVisitenkarte erstellt dafür digitale Karten für Apple Wallet und Google Wallet. Ihre Mitarbeitenden öffnen die Karte auf dem Smartphone und zeigen den QR-Code. Ihr Gegenüber scannt ihn und kann den Kontakt speichern. Beim üblichen Kontakt-QR-Code stehen die Angaben direkt im Code – als vCard, dem Dateiformat für Kontakte.

Für den Datenschutz sind damit zwei Fragen besonders hilfreich: Welche Angaben sollen in diesen Kontakt gehören, und wer erhält sie bei der Erstellung und Nutzung der Karte?

Das Wichtigste in Kürze

• Beruflich erreichbar bleiben: Verwenden Sie die Geschäftsdaten, die Ihr Gegenüber für den weiteren Kontakt braucht.
• Der QR-Code teilt die hinterlegten Angaben: Auch Kontaktdaten, die auf der Wallet-Vorderseite nicht angezeigt werden, können im Code enthalten sein.
• Offline teilen, online einrichten: Die direkte vCard braucht beim Scan keine Profilwebsite. Bei der Erstellung und Wallet-Bereitstellung werden dennoch Daten verarbeitet.

Welche Angaben gehören auf eine digitale Mitarbeiterkarte?

Eine gute Visitenkarte hilft Ihrem Gegenüber, Sie wiederzuerkennen und den passenden Kontaktweg zu finden. Dafür reichen häufig Name, Firma, Aufgabe, geschäftliche E-Mail-Adresse und eine berufliche Telefonnummer. Weitere Angaben ergänzen Sie, wenn sie für Ihre Arbeit nützlich sind.

Für eine Mitarbeiterkarte brauchen Sie keine private Mobilnummer, wenn die Person über ihre Durchwahl oder ihr Diensthandy erreichbar ist. Auch eine Privatadresse oder private Social-Media-Profile können Sie weglassen. Das gilt ebenso für Selbstständige, die berufliche und private Erreichbarkeit trennen möchten.

Bei DigiVisitenkarte können auch eine ausgefüllte Notiz und zusätzliche Social-Media-Angaben in der vCard stehen. Nutzen Sie diese Felder deshalb für Informationen, die Ihre Geschäftskontakte erhalten sollen.

Was steht im QR-Code – und was auf der Vorderseite?

Bei einer Karte mit direkter vCard erstellt DigiVisitenkarte den QR-Inhalt aus den ausgefüllten Kontaktdaten. Die Gestaltung der Wallet-Vorderseite legt nicht allein fest, welche Angaben im QR-Code stehen.

Ein fiktives Beispiel: Lena Beispiel hat eine geschäftliche E-Mail-Adresse, eine Durchwahl und eine Mobilnummer hinterlegt. Auf ihrer Wallet-Vorderseite wird nur eine Telefonnummer angezeigt. Im Kontakt-QR-Code stehen trotzdem beide ausgefüllten Nummern.

Soll nur die Durchwahl geteilt werden, hinterlegt Lena diese als berufliche Telefonnummer und lässt das Mobilnummernfeld leer. Ein bloßes Ausblenden auf der Vorderseite würde die Mobilnummer nicht aus dem Kontakt entfernen.

So treffen Sie die Auswahl direkt beim Zusammenstellen Ihrer Angaben: In die Kontaktfelder gehört, was Sie weitergeben möchten. Das Design sorgt anschließend dafür, dass die Karte übersichtlich aussieht.

Wer erhält die Daten beim Erstellen und Teilen?

Für eine Wallet-Visitenkarte lohnt sich die Unterscheidung zwischen Einrichtung, Wallet und Kontaktaustausch. So wird klar, worauf sich der Offline-Vorteil bezieht.

Bei der Erstellung der Karte

DigiVisitenkarte verarbeitet die eingegebenen Angaben, um Ihre Karte zu erstellen und bereitzustellen. Für Google Wallet werden benötigte Kartendaten an Google übermittelt, etwa Name, Kontaktangaben und QR-Inhalt. Das kann bereits bei der Bereitstellung oder Aktualisierung der Google-Wallet-Karte geschehen, bevor ein Mitarbeiter sie in seiner Wallet speichert.

Für Apple Wallet entsteht eine Wallet-Datei mit Kartenangaben, QR-Inhalt und Gestaltung. Beim Speichern, Nutzen und Aktualisieren können DigiVisitenkarte und Apple weitere Daten verarbeiten. Die Datenschutzerklärung von DigiVisitenkarte erläutert diese Abläufe und die weiteren Dienstleister. Ergänzende Informationen liefern Apple zu Wallet und Datenschutz sowie Google zu den Dateneinstellungen für Karten und Tickets.

Beim persönlichen Kontaktaustausch

Wenn Ihr Gegenüber den direkten vCard-QR-Code scannt, liest das Smartphone die Kontaktdaten aus dem Code. Dafür muss es keine Profilwebsite von DigiVisitenkarte öffnen. Die zuvor in der Wallet gespeicherte Karte lässt sich so auch ohne Internetverbindung zum Teilen des Kontakts verwenden.

„Offline teilen“ bedeutet also nicht, dass die gesamte Einrichtung ohne Datenübermittlung stattfindet. Es beschreibt den kurzen Weg beim Treffen: Karte zeigen, QR-Code scannen, Kontakt speichern. Mehr zur Nutzung auf beiden Smartphone-Systemen finden Sie im Überblick zu digitalen Visitenkarten in der Wallet.

Nach dem Teilen

Wer den Kontakt-QR-Code erhält, kann die enthaltenen Angaben lesen, speichern und weitergeben. Das gilt auch für ein Foto oder einen Screenshot des Codes. Veröffentlichen Sie ihn etwa auf einer frei zugänglichen Website, können ihn entsprechend mehr Menschen nutzen als bei einem persönlichen Austausch.

Bereits gespeicherte Kontakte lassen sich durch eine spätere Kartenänderung nicht zurückholen oder automatisch ändern. Mit einer änderbaren Karte pflegen Sie die Angaben für das künftige Teilen; vorhandene Adressbuchkontakte Ihres Gegenübers bleiben davon unabhängig. Der Ratgeber zur zentralen Pflege digitaler Visitenkarten erklärt die Wirkung von Updates genauer.

Was bedeutet die DSGVO für digitale Visitenkarten im Unternehmen?

Auch berufliche Kontaktdaten können personenbezogen sein: Der Name einer Mitarbeiterin oder ihre persönliche Firmen-E-Mail-Adresse gehören dazu. Für deren Verarbeitung braucht Ihr Unternehmen einen bestimmten Zweck und eine passende Rechtsgrundlage. Die betroffenen Mitarbeitenden müssen über die Verarbeitung informiert werden.

Für die Auswahl der Kartenangaben hilft der Grundsatz der Datenminimierung: Verwenden Sie die Daten, die für den vorgesehenen Geschäftskontakt benötigt werden. Der Europäische Datenschutzausschuss erklärt diese Grundlagen einschließlich Transparenz und Rechtsgrundlagen.

Ob Ihr konkreter Einsatz die rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt auch von den Abläufen in Ihrem Unternehmen und den beteiligten Dienstleistern ab. Ein QR-Code oder eine bestimmte Kartenart allein beantwortet diese Frage nicht. Für die interne Bewertung können Sie die oben verlinkten Datenschutzhinweise mit Ihren Datenschutzverantwortlichen heranziehen. Dieser Artikel ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Einsatzes.

Eine gemeinsame Auswahl für das ganze Team

Mit einer Teamvorlage müssen Sie Firmenangaben und Design nicht für jede Karte neu festlegen. In einer Kartengruppe bei DigiVisitenkarte hinterlegen Sie die gemeinsamen Werte. Firmenname und Website können Sie verbindlich vorgeben; die persönlichen Geschäftskontakte bleiben je Mitarbeiter unterschiedlich.

Fiktives Beispiel: Ein Beratungsbüro möchte seinen Kunden einen direkten Ansprechpartner nennen. Alle Karten erhalten denselben Firmennamen, dieselbe Website und dasselbe Logo. Jede Person bekommt ihren Namen, ihre Aufgabe, ihre Firmen-E-Mail-Adresse und ihre berufliche Telefonnummer. Private Adressen und private Profile werden nicht aufgenommen.

Damit ist vor dem Erstellen weiterer Karten klar, welche Angaben Ihr Team teilt. Die Mitarbeiterdaten können Sie anschließend aus einer Tabelle übernehmen. Der Leitfaden zur Einführung digitaler Visitenkarten im Unternehmen zeigt die Einrichtung mit Vorlage, Import und Versand.

Möchten Sie die Einrichtung abgeben, übernimmt DigiVisitenkarte die Ersteinrichtung für Ihr Team kostenlos. Sie bezahlen die Karten; für den Einrichtungsservice fällt kein zusätzlicher Betrag an. Fragen Sie die Einrichtung Ihrer Unternehmenskarten an.

Für eine eigene Karte können Sie Ihre beruflichen Kontaktdaten direkt im Generator eintragen und das Design gestalten.

Häufige Fragen zu Kontaktdaten und Datenschutz

Sind geschäftliche Kontaktdaten personenbezogene Daten?

Ja, wenn sie sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise der Name einer Mitarbeiterin, ihre persönliche Firmen-E-Mail-Adresse und ihre direkte Telefonnummer. Dass die Angaben beruflich genutzt werden, hebt ihren Personenbezug nicht auf.

Kann ich private Angaben bei meiner Visitenkarte weglassen?

Ja. Für eine berufliche Karte können Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer und Firmen-E-Mail verwenden. Eine private Mobilnummer, Privatadresse oder private Social-Media-Profile müssen Sie dafür nicht ergänzen. Tragen Sie in die Kontaktfelder nur Angaben ein, die Sie mit Ihren Geschäftskontakten teilen möchten.

Was ändert sich, wenn mein QR-Code einen Link enthält?

Ein Link-QR-Code enthält eine Webadresse statt der direkten Kontaktdaten. Beim Öffnen wird die verlinkte Website aufgerufen; dabei gelten deren Datenverarbeitung und Datenschutzhinweise. Die Offline-Eigenschaft der direkten vCard lässt sich deshalb nicht auf das Laden einer verlinkten Profilseite übertragen.