Digitale Visitenkarten aktualisieren: Firmenangaben zentral pflegen
Neues Logo, neue Website oder eine andere Durchwahl: So halten Sie die digitalen Visitenkarten Ihres Teams aktuell und lassen persönliche Angaben persönlich.
Ihr Unternehmen bekommt ein neues Logo, die Website zieht um oder eine Kollegin übernimmt eine neue Position: Änderbare digitale Visitenkarten lassen sich anpassen, ohne jedes Mal eine neue Karte zu erstellen. Gemeinsame Firmenangaben pflegen Sie zentral; persönliche Kontaktdaten ändern Sie bei der jeweiligen Person.
Mit DigiVisitenkarte erhält Ihr Team digitale Visitenkarten für Apple Wallet und Google Wallet. Die Mitarbeitenden zeigen ihren QR-Code, ihr Gegenüber scannt ihn und kann den Kontakt speichern. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Karten später aktuell halten – und welche Angaben Sie dafür gemeinsam oder einzeln verwalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Firmenangaben einmal ändern: Logo, Firmenname oder Website können Sie für mehrere Mitarbeiterkarten gemeinsam pflegen.
- Persönliche Angaben erhalten: Namen, E-Mail-Adressen und Durchwahlen bleiben individuell, wenn Sie diese Felder nicht für alle vorgeben.
- Aktuelle Daten auf der Wallet-Karte: Die Mitarbeiterkarten erhalten die Änderungen. Bereits gespeicherte Kontakte in fremden Adressbüchern bleiben unverändert.
Welche Änderung gehört wohin?
Für die gemeinsame Pflege bündelt DigiVisitenkarte Ihre Mitarbeiterkarten in einer Kartengruppe. Sie enthält das gemeinsame Design und die Firmenangaben. Jede verknüpfte Karte ergänzt die Daten der jeweiligen Person.
Für diese laufende Verwaltung nutzen Sie ein DigiVisitenkarte-Konto und aktive änderbare Karten, die mit der Gruppe verbunden bleiben. Eine statische Karte bleibt nach dem Kauf unverändert und übernimmt keine späteren Gruppenänderungen.
Die wichtigste Entscheidung ist einfach: Soll die neue Angabe für alle gelten oder nur für eine Person?
| Was ändert sich? | Wo pflegen Sie die Änderung? | Was bleibt persönlich? |
|---|---|---|
| Firmenlogo, gemeinsame Website oder Firmenname | In der Kartengruppe; für einheitliche Angaben das jeweilige Feld verbindlich festlegen | Name, E-Mail-Adresse und persönliche Rufnummer |
| Position, Durchwahl oder E-Mail-Adresse einer Person | Auf der änderbaren Karte dieser Person | Die Kontaktdaten der übrigen Mitarbeitenden |
| Anschrift eines bestimmten Standorts | In der Gruppe dieses Standorts oder auf den betroffenen Einzelkarten | Die Angaben anderer Standorte |
Wenn Ihre Büros unterschiedliche Anschriften verwenden, helfen getrennte Kartengruppen dabei, die passende Adresse gemeinsam zu pflegen. Ein Firmenlogo können Sie trotzdem in jeder Standortgruppe verwenden.
Gemeinsame Angaben für alle Mitarbeiterkarten ändern
Eine Kartengruppe kann einen Wert als Standard bereitstellen oder ihn verbindlich vorgeben. Der Unterschied zählt dann, wenn auf einer Mitarbeiterkarte bereits eine eigene Angabe steht.
Bei einem Standardwert hat die persönliche Angabe Vorrang. Eine Mitarbeiterin kann zum Beispiel ihre eigene Profilseite als Website verwenden, während andere Karten die allgemeine Firmenwebsite übernehmen. Ändern Sie den Standard, bleibt ihre persönliche Profilseite erhalten.
Soll dagegen auf allen Karten dieselbe Firmenwebsite stehen, sperren Sie das Website-Feld in der Kartengruppe. „Gesperrt“ bedeutet hier: Der Wert wird gemeinsam festgelegt und lässt sich nicht auf einzelnen Karten überschreiben. Wenn Sie die Website anschließend in der Gruppe ändern, übernehmen die aktiven, verknüpften änderbaren Karten diesen Wert – auch wenn dort zuvor eine andere Website eingetragen war.
So gehen Sie bei einer gemeinsamen Änderung vor:
- Öffnen Sie die betreffende Kartengruppe in Ihrem Benutzerkonto.
- Ändern Sie die gemeinsame Angabe oder das Design, etwa die Website oder das Logo. Legen Sie das Feld verbindlich fest, wenn es für alle Karten gleich sein soll.
- Speichern Sie die Änderung. DigiVisitenkarte übernimmt die Gruppenwerte für die verknüpften änderbaren Karten und aktualisiert deren Wallet-Pässe.
Name, persönliche E-Mail-Adresse und Durchwahl lassen Sie für individuelle Angaben offen. So bekommt das Team einen einheitlichen Firmenauftritt, während jede Person über ihre eigenen Kontaktdaten erreichbar bleibt.
Wenn Sie die Einstellungen genauer kennenlernen möchten, erklärt die Hilfe Standardwerte, variable und gesperrte Felder mit den zugehörigen Gruppenregeln.
Beispiel: Eine neue Website für ein dreiköpfiges Team
Das folgende Beispiel ist fiktiv. Die Musterfirma möchte künftig auf jeder Mitarbeiterkarte dieselbe Kontaktseite zeigen. Dafür legt sie die Website in der Kartengruppe verbindlich fest und ändert sie von https://example.com/team auf https://example.com/kontakt.
| Mitarbeiterkarte | Website nach der Gruppenänderung | Unveränderte persönliche Angaben |
|---|---|---|
| Lena Beispiel | https://example.com/kontakt | Lena Beispiel, Vertrieb, lena@example.com |
| Tom Muster | https://example.com/kontakt | Tom Muster, Beratung, tom@example.com |
| Mira Demo | https://example.com/kontakt | Mira Demo, Projektleitung, mira@example.com |
Alle drei Karten verwenden die neue Website, behalten aber Namen, Position und E-Mail-Adresse. Das Beispiel haben wir anhand der tatsächlichen Gruppenregeln von DigiVisitenkarte geprüft.
Soll Mira stattdessen weiterhin ihre persönliche Profilseite teilen, bleibt das Website-Feld offen und ihre Seite wird auf ihrer eigenen Karte hinterlegt. Die Gruppenwebsite dient dann nur den Karten als Standard, die keine eigene Website haben. So entscheiden Sie bewusst zwischen einem gemeinsamen Ziel und persönlichen Seiten.
Persönliche Kontaktdaten ändern
Wechselt eine Kollegin die Position oder erhält sie eine neue Durchwahl, öffnen Sie ihre änderbare Karte und passen die entsprechende Angabe an. Die übrigen Mitarbeiterkarten bleiben davon unberührt. Das gemeinsame Logo und andere gesperrte Firmenangaben werden weiterhin von der Kartengruppe vorgegeben.
Sie können die persönliche Pflege auch den Mitarbeitenden überlassen: Wenn die Bearbeitung per E-Mail freigegeben ist, können sie für ihre aktive änderbare Kontaktkarte einen zeitlich begrenzten Bearbeitungslink anfordern. Dafür verwenden sie die E-Mail-Adresse auf ihrer Karte; ein eigenes DigiVisitenkarte-Konto ist nicht nötig. Gesperrte Gruppenfelder bleiben verbindlich.
Für diesen Weg führt die Anleitung zum Bearbeiten einer änderbaren Karte durch die einzelnen Schritte. Ob Sie selbst pflegen oder persönliche Änderungen abgeben, können Sie damit passend zu Ihrem Team entscheiden.
Wo kommen die Änderungen an?
Die Wallet-Karte Ihrer Mitarbeitenden bleibt aktuell, sobald das Smartphone die neue Fassung empfangen hat. DigiVisitenkarte aktualisiert bereits ausgestellte änderbare Karten in Apple Wallet und Google Wallet. Die Karte muss normalerweise nicht erneut gespeichert werden. Google dokumentiert diese Möglichkeit in den Hinweisen zum Aktualisieren von Wallet-Karten.
Für ein Update braucht das Smartphone eine Internetverbindung. In Apple Wallet müssen außerdem automatische Updates für die Karte aktiviert sein. Apple beschreibt diese Einstellung unter Karten zu Wallet hinzufügen und dort verwalten. Die Aktualisierung auf dem Gerät kann etwas dauern.
Beim Weitergeben der Kontaktdaten sind drei Dinge zu unterscheiden:
| Wo stehen die Daten? | Was bewirkt die Änderung? |
|---|---|
| Auf der aktualisierten Wallet-Karte | Der direkte vCard-QR-Code enthält die neuen Kontaktdaten. Beim nächsten Scan teilen Mitarbeitende diese neue Fassung. |
| In einem älteren Screenshot oder Ausdruck des vCard-QR-Codes | Dort bleiben die damals enthaltenen Daten stehen. Das Bild beziehungsweise der Ausdruck ändert sich nicht mit der Wallet-Karte. |
| Im Adressbuch eines bisherigen Geschäftskontakts | Der gespeicherte Kontakt bleibt unverändert. Neue Angaben müssen dort erneut übernommen werden. |
Wenn Sie eine wichtige Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ändern, informieren Sie bestehende Geschäftskontakte deshalb über die neue Erreichbarkeit. Ein Wallet-Update allein erreicht deren Adressbücher nicht. Beim nächsten persönlichen Austausch können Sie Ihre aktualisierte Karte wie gewohnt zeigen und die neuen Daten teilen.
Das Teilen über den direkten vCard-QR-Code funktioniert weiterhin offline, sobald die aktuelle Karte im Wallet gespeichert ist. Den Empfang eines Updates und das spätere Teilen der Karte können Sie also getrennt betrachten.
Mitarbeiterkarten von Anfang an einfach pflegen
Wenn Sie Ihr Team gerade ausstatten, wählen Sie für die spätere zentrale Pflege änderbare Karten und legen die gemeinsamen Firmenangaben in einer Kartengruppe fest. Der Leitfaden zur Einführung im Unternehmen zeigt Ihnen den vollständigen Weg von der Mitarbeiterliste bis zur Verteilung.
Die Karten werden einmalig bezahlt; ein verpflichtendes Kartenabonnement ist nicht nötig. Im Teamrechner können Sie die Kosten für Ihre Mitarbeiterkarten berechnen.
Möchten Sie die erste Einrichtung abgeben? DigiVisitenkarte richtet die Karten für Ihr Team kostenlos ein. Die Karten selbst sind kostenpflichtig. Fragen Sie die Einrichtung für Ihr Unternehmen an.
Wenn Sie nur Ihre eigene Karte benötigen, können Sie direkt im Generator eine digitale Visitenkarte erstellen. Wählen Sie dort die änderbare Variante, wenn Sie Kontaktdaten oder Design später anpassen möchten.
Häufige Fragen zur Aktualisierung
Kann ich bereits gekaufte Karten gemeinsam verwalten?
Ja. Eine aktive, unabhängige änderbare Karte können Sie mit einer aktiven Kartengruppe desselben Kartentyps in Ihrem Benutzerkonto verknüpfen. Verbindliche Gruppenangaben gelten dann auch für diese Karte. Individuelle Angaben bleiben erhalten, sofern das jeweilige Feld nicht durch die Gruppe gesperrt ist.
Die Hilfe zu Kartengruppen erklärt auch, was beim späteren Lösen einer Karte von ihrer Gruppe geschieht.
Müssen Mitarbeitende ihre Wallet-Karte nach jeder Änderung neu speichern?
Normalerweise nicht. Änderungen an aktiven änderbaren Karten werden an die bereits gespeicherten Wallet-Karten weitergegeben. Für den Empfang der Aktualisierung braucht das Smartphone eine Internetverbindung; in Apple Wallet müssen automatische Updates für die Karte zugelassen sein.
Kann ich auch eine einzelne digitale Visitenkarte aktualisieren?
Ja. Eine änderbare Karte können Sie einzeln bearbeiten; eine Kartengruppe ist dafür nicht nötig. Das geht in Ihrem DigiVisitenkarte-Konto oder bei freigegebenem E-Mail-Zugang über einen Bearbeitungslink. Eine statische Karte bleibt nach dem Kauf unverändert.